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La gestión ágil de proyectos requiere del uso del software adecuado. En suma, es la respuesta de las organizaciones a la gran demanda de ofrecer el mejor servicio en un tiempo récord. 

Las herramientas ágiles de gestión de proyectos están diseñadas, específicamente, para flujos de trabajo ágiles. ¿Los beneficios? 

  • Todo el equipo trabaja de manera eficiente. 
  • Se mantiene un estilo de comunicación fluida y efectiva entre áreas y departamentos.
  • Se cumple con los plazos establecidos.

Ahora bien, ¿sabes de qué trata la metodología agile y cuáles son las herramientas que puedes implementar para utilizarla de forma eficiente? Conoce a continuación 5 de las mejores opciones de herramientas de gestión de proyectos ágiles.

¿Qué Es La Gestión Ágil de Proyectos?

Esta metodología consiste en dividir los proyectos en pequeñas partes que se completan en sesiones o sprints de trabajo: desde la fase de diseño inicial hasta las pruebas y el control de calidad (QA). Los sprints son cortos; duran días o de dos a cuatro semanas. 

En la gestión ágil de proyectos, la colaboración continua es fundamental tanto entre los miembros del equipo como en la relación con las partes interesadas en el proyecto. El trabajo colaborativo permite tomar decisiones informadas.

La metodología Agile permite a los equipos lanzar segmentos a medida que se completan. Para lograrlo, los equipos incorporan retroalimentación, adaptación continua y mejores prácticas de control de calidad en sus interacciones.  

El resultado es la reducción en cuanto a posibilidad de fallas a gran escala, ya que existe una mejora continua a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También se adoptan prácticas como la implementación continua (CD) y la integración continua (CI), y se utiliza tecnología para automatizar los pasos y acelerar el lanzamiento y el uso de productos.

Por su parte, se requiere que los equipos evalúen en forma constante el tiempo y los costos a medida que avanza el proyecto. Para ello, se usan gráficos de velocidad, desgaste y quemado para medir el trabajo.

La gestión ágil de proyectos no requiere de un único director, ya que este rol ejecutivo es distribuido entre los miembros del equipo.

Beneficios de La Gestión Ágil de Proyectos

Si hablamos de beneficios, conoce de qué manera pueden resultar útiles las metodologías ágiles aplicadas a la gestión de proyectos:

  • Gestión colaborativa. Posibilita la participación activa de todas las partes que conforman el proyecto, incluso del mismo cliente. Así, los equipos de trabajo se ven más involucrados y organizados hacia el objetivo.
  • Flexibilidad. Las metodologías ágiles se encuentran dotadas de mayor flexibilidad tanto para la optimización de los recursos disponibles como para la incrementación de los resultados.
  • Eliminación de tareas. El agilismo permite priorizar tareas de acuerdo con las necesidades que vayan surgiendo durante el progreso y prescindir de aquellas innecesarias. A su vez, esto supone ahorro en tiempo, recursos y costos.
  • Participación del cliente en el proyecto. Al existir una retroalimentación continua, todas las partes del proyecto están en constante interacción con el cliente. De esta forma, él está presente en la toma de decisiones y es considerado parte importante del equipo.
  • Reducción de costos. La efectividad de esta metodología impacta directamente en la optimización de los costos y en el incremento de las ganancias. 
  • Nuevas tecnologías. Existen diversas herramientas adecuadas y especializadas para ayudar a efectuar la gestión ágil de proyectos como Trello, Asana, Monday, Forecast y Mavenlink.
  • Rápida respuesta a los cambios. Se lleva a cabo un proceso evolutivo donde no se debe esperar a la última etapa para realizar modificaciones o proceder a la corrección de errores. Todo se hace sobre la marcha y en forma sostenida.
  • Entregas parciales. Las metodologías ágiles también propician una mayor optimización del control y del seguimiento del proyecto, ya que la entrega final corresponde a la suma de varias entregas en bloques parciales.
  • Calidad y satisfacción del cliente. La gestión ágil de los proyectos integra pruebas y chequeos regulares que garantizan una mayor visibilidad del progreso. 
  • Versatilidad y transparencia. El proceso en su totalidad es más transparente que en cualquiera de las metodologías tradicionales.

Herramientas de Gestión de Proyectos Que Debes Implementar

Para aplicar la gestión ágil de proyectos, puedes utilizar diferentes herramientas que conseguirán llevarte al éxito al dinamizar el equipo de trabajo y rentabilizar el negocio. A continuación, te presentamos las 5 herramientas que resultan más útiles y adecuadas para tal fin.

Trello

La plataforma Trello es útil, flexible, visual y gratuita para la gestión del trabajo. Gracias a ella, los equipos pueden: 

  • Diseñar planes. 
  • Colaborar en proyectos.
  • Organizar flujos de trabajo. 
  • Hacer un seguimiento del progreso.

Respecto de los flujos de trabajo, pueden organizarse visual y cómodamente a partir de columnas verticales a las que se les asignan categorías diversas. Entre las de uso más frecuentes, podemos encontrar:

  • Etapas del proyecto —pendiente, en curso, finalizado—. 
  • Notas. 
  • Perfiles de colaboradores. 

En Trello es posible crear categorías y check lists para marcar todas las tareas conforme estén terminadas o por acabar. Además, esta herramienta cuenta con una app para smartphones y tablets, y permite el acceso web. 

Trello es una aplicación basada en el método Kanban. Sirve para gestionar tareas porque organiza el trabajo grupal de forma colaborativa mediante tableros virtuales compuestos, a su vez, de listas de tareas en forma de columnas.

Esta herramienta es perfecta para la gestión de proyectos porque puede representar distintos estados y compartirlos con las diferentes personas que conforman el equipo del proyecto. 

¿Cuáles son las ventajas de usar Trello?

  • La versión gratuita es útil y completa.
  • La aplicación online es editable y puede ser compartida en tiempo real por todos los participantes del proyecto sin precisar de actualizaciones ni guardados.
  • La interfaz es muy simple, fácil de usar e intuitiva. 
  • El tiempo de carga está optimizado.
  • Cuenta con un sistema de notificaciones que permite saber cuándo se hacen cambios en los tableros. Así, se puede controlar cualquier cambio o desviación del proyecto. Además, estas notificaciones pueden recibirse por correo electrónico.
  • La función de etiquetado con colores destaca y organiza visualmente las tareas, a la vez que permite destacar unas sobre otras.
  • Permite publicar tableros privados o públicos, y compartirlos con quien se desee.
  • Presenta una conexión segura y confidencialidad de los datos con copias de seguridad cifradas.

Asana

Asana, con más de 400.000 usuarios, es un software creado por Dustin Moskovitz, cofundador de Facebook, diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración del equipo de trabajo con un diseño amigable e intuitivo. 

Esta herramienta permite visualizar objetivos, asignarles un tiempo y priorizarlos, recibir actualizaciones y visualizar todo a modo de calendario. Además, es gratuito para equipos de 15 miembros. 

Incluye opciones de pago bajo las siguientes alternativas:

  • Premium Workspaces para más de 15 miembros.
  • Organizations para empresas con más de 100 empleados.

Entre los mayores beneficios que ofrece Asana destacamos:

  • Permite hacer un seguimiento del progreso al obtener actualizaciones de estado en tiempo real, generar informes y mucho más. De esta forma, se puede saber qué está sucediendo y solucionar inconvenientes antes de que se transformen en en problemas mayores.
  • Mejora la colaboración al facilitar la búsqueda de, por ejemplo, planes y detalles del proyecto, archivos y comentarios.
  • Facilita cumplir con los plazos.
  • Optimiza la comunicación entre los integrantes del equipo, clientes y proveedores en un solo lugar.

Monday

Monday.com es una de las herramientas de gestión de proyectos ágiles más popular del mercado: apta para cualquiera que busque aportar más agilidad y simplificación a sus proyectos.

Monday es una herramienta de trabajo dentro de las metodologías agile que permite planificar, rastrear y entregar proyectos de equipo desde un solo espacio de trabajo.

Entre otras, aporta las siguientes ventajas al trabajo del equipo:

  • Implementación en minutos, con cientos de plantillas personalizables.
  • Integración con herramientas como Slack, HubSpot, Google Workspace, LinkedIn, Teams y otras.
  • Automatización de tareas repetitivas. De esta forma, se ahorra tiempo y se evitan errores humanos.
  •  Visualización de datos mediante tableros Kanban, líneas de tiempo, mapas, calendarios, entre otros.
  • Atención al cliente 24/7 con un tiempo de respuesta promedio de 10 minutos.
  • Seguimiento del progreso de los proyectos: mejora la toma decisiones acertadas basadas en datos.

Monday.com es pago. Los planes comienzan desde $8 por asiento por mes (con un mínimo de tres asientos). Sin embargo, cuenta con una prueba gratuita por 14 días con un número ilimitado de usuarios. 

Forecast

Gracias a Forecast o previsión de ventas, las empresas pueden pronosticar sucesos para que cada decisión, proyecto o proceso que realicen se base en datos de respaldo. En otras palabras, el método forecast permite predecir resultados para desarrollar estrategias eficaces a largo plazo.

Para eso, se utilizan datos históricos, valoraciones del equipo de marketing, información de los profesionales de ventas o cualquier otro indicador disponible para obtener una cifra lo más real posible.

De esta forma, la herramienta aporta:

  • Gestión del nivel de demanda, ventas, ingresos y otros.
  • Identificación de cuál es la estrategia más exitosa a aplicar según lo previsto.
  • Previsión de un calendario claro de eventos para desarrollar proyectos con base en ello.
  • Determinación de los cambios a efectuar en la empresa según el análisis de estrategias (y sus proyecciones a futuro).
  • Reducción de inventarios.
  • Disminución de los riesgos de obsolescencia de productos. 
  • Optimización de la coordinación entre los procesos del negocio.
  • Reacción con mayor antelación antes las crisis.
  • Mejora los índices de satisfacción del cliente al imprimir mejoras en muchos de los procesos sensibles o puntos de dolor. 

Mavenlink

Mavenlink es la mejor solución para la gestión de proyectos y de recursos a gran escala. Es perfecto para el trabajo remoto, mejora la productividad del equipo desde el punto de vista operativo y proporciona información detallada sobre el desempeño financiero de proyectos y negocios.

Entre las características de esta herramienta se destacan:

  • Proporciona valiosa información en tiempo real para una toma de decisiones con base en datos.
  • Brinda flexibilidad en la administración de los recursos y las tareas del proyecto.
  • Automatiza procesos en tiempo real.
  • Permite la vista completa de la cartera de proyectos.
  • Facilita el seguimiento y la evaluación de la salud y del estado de cada proyecto.
  • Incluye plantillas editables y reutilizables.
  • Mejora el desempeño del proyecto en relación con la productividad del equipo.

Las tarifas de Mavenlink no están disponibles en línea: es el equipo de ventas el que ofrece toda la información necesaria. Asimismo, permite una prueba gratis durante 10 días.

¿Cómo Elegir La Mejor Herramienta Adecuada para La Gestión Ágil de Proyectos?

¿Cómo decidirse? Es necesaria la evaluación atenta de una serie de características al momento de elegir las herramientas para apoyar la gestión ágil de proyectos:

  • Preferencias de Agile. Es decir, el marco preferido: Scrum o Kanban, variaciones de framework ágiles como Scrumban y demás. La causa es que no todos los softwares de gestión de proyectos ágiles son compatibles con todos los marcos de gestión ágiles. Por lo tanto, es necesario asegurarse de que las opciones que se están considerando ofrezcan la metodología que se necesita implementar. 
  • Funciones de colaboración. Asegurarse de que el software que se está considerando venga listo para usar con herramientas básicas de colaboración: etiquetado de equipos, comentarios, uso compartido de archivos y otras. 
  • Tamaño del equipo. La herramienta debe ser lo suficientemente sólida como para soportar un equipo específico.
  • Tipo de proyecto. La complejidad del proyecto es un factor importante en la elección del mejor software para su equipo. En proyectos con mayor nivel de complejidad, se deben evitar las herramientas para principiantes y es recomendable buscar soluciones específicas de la industria. La adaptación a las necesidades de cada proyecto es una clave insoslayable.
  • Reportes. El software de gestión de proyectos ágiles debe proporcionar informes detallados y análisis avanzados sobre los proyectos. 
  • Usabilidad. Si se elige una solución rígida y difícil de usar, las consecuencias pueden ser inconvenientes en lugar de soluciones. Por eso, es recomendable aprovechar las pruebas y las demostraciones gratuitas para saber si la herramienta es la adecuada o no.

Conclusiones

Una herramienta para la gestión ágil de proyectos ayuda a planificar, organizar y gestionar el trabajo del equipo durante todo el proceso. 

Además, actúa como soporte de colaboración para poder coordinar las tareas del equipo y saber quién hace qué, compartir comentarios, archivos y actualizaciones de estado. 

Ahora bien, dirigir un equipo ágil de manera eficaz es casi imposible sin el software adecuado. El mercado ofrece opciones como Trello, Monday.com, Mavenlink, Arana, Forecast y otros. 

Lo importante, en todos los casos, es evaluar aspectos como el tipo de proyecto y el tamaño del equipo a fin de tomar una decisión inteligente según las necesidades del proyecto a gestionar.

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cguilleo

Ingeniero de software, desarrollador web y gerente de proyectos en www.insights.com.co; Coach con PNL. Mis intereses van desde la tecnología hasta la educación.También estoy interesado en la innovación, el desarrollo web y la programación de campañas publicitarias; me encanta compartir conocimiento

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