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Cuando necesitamos movernos rápidamente, trabajamos en grupos de trabajo.  Así es como los configuramos. (Buffer)
Social Media

Cuando necesitamos movernos rápidamente, trabajamos en grupos de trabajo. Así es como los configuramos. (Buffer)

Cuando necesitamos movernos rápidamente, trabajamos en grupos de trabajo.  Así es como los configuramos. (Buffer)
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Cuando necesitamos movernos rápidamente, trabajamos en grupos de trabajo. Así es como los configuramos. (Buffer)

Tomar y comunicar decisiones en una organización puede ser un desafío en cualquier momento. Tomar decisiones durante una pandemia es un desafío completamente nuevo.

Cuando el impacto de COVID-19 comenzó a crecer, en Buffer, como muchos otros, necesitábamos movernos lo más rápido posible, recopilar mucha información y tomar grandes decisiones que finalmente impactarían a nuestro equipo, nuestros clientes y nuestro negocio. .

Esto presentó un desafío único. Muchas de las decisiones abarcaron a toda la empresa y debían discutirse a nivel de liderazgo, pero no necesitábamos que todos los miembros de nuestro equipo de liderazgo participaran en todas las decisiones.

Decidimos combinar dos marcos que nos han funcionado en el pasado: los grupos de trabajo y el Modelo de tomador de decisiones – crear una configuración que nos permita responder de manera rápida y eficiente. Aquí hay más información sobre cómo usamos los grupos de trabajo para responder al COVID-19 dentro de nuestro equipo y cómo planeamos continuar usándolos según sea necesario.

La historia única de Buffer con grupos de trabajo

Primero introdujimos el concepto de grupos de trabajo dentro de Buffer al mismo tiempo que comenzamos a experimentar con la forma en que estructuramos nuestro equipo. En 2015, escribimos esto en uno de nuestros actualizaciones para inversores:

Quizás uno de los cambios más importantes que hemos hecho en el último mes es dejar de tener equipos estáticos a largo plazo dentro de la empresa. En cambio, tenemos grupos de trabajo más fluidos y de más corto plazo que se forman con un propósito específico y luego se disuelven una vez que se completa esa tarea.

En ese momento, los grupos de trabajo eran fluidos y democráticos. Cualquiera podría proponer uno, y los compañeros de equipo eligieron los grupos de trabajo a los que se unieron. En lugar de que los equipos trabajaran juntos para siempre, los grupos trabajaron juntos hasta que completaron el proyecto y luego se disolvieron.

Fue un modelo interesante y un experimento divertido, pero en última instancia, esta versión de los grupos de trabajo no se sintió tan eficiente como tener equipos a largo plazo trabajando juntos de manera consistente. Cuando los equipos trabajan juntos a largo plazo, desarrollan sus propios hábitos, taquigrafía y amistades que facilitan el trabajo eficiente. Así que nos alejamos del modelo de los grupos de trabajo.

El modelo de tomador de decisiones

Basado en el libro El tomador de decisiones por Dennis Bakke, el marco de toma de decisiones ayuda a los equipos a tomar más decisiones correctamente apoyándose en el conocimiento colectivo, la experiencia y la sabiduría de una variedad de compañeros de equipo.

En una cultura de toma de decisiones:

  • El líder elige a alguien para que tome una decisión clave
  • El responsable de la toma de decisiones busca consejo (a menudo, incluso del líder) para recopilar información.
  • La decisión final no la toma el líder, sino el tomador de decisiones elegido.

En la práctica, el modelo de tomador de decisiones se ve así:

  1. Ser explícito preguntando «¿Quién toma las decisiones?» o declarar «Soy dueño de esto» con proyectos o responsabilidades; o
  2. Designar explícitamente a un tomador de decisiones dentro de un área o en proyectos multifuncionales.

Hemos utilizado el modelo de tomador de decisiones tanto formal como informalmente en Buffer a lo largo de los años y estamos contentos con los resultados. Este modelo nos ayuda a aclarar y comunicar cómo ocurren las decisiones.

Lidiando con COVID-19 a través de grupos de trabajo

Cuando COVID-19 comenzó a impactar a nuestro equipo y empresa, gran parte del trabajo relacionado con la reacción a la pandemia recayó inicialmente en nuestro equipo de Personas. La primera gran pregunta fue si seguiríamos adelante con nuestro retiro anual de la empresa.

Terminamos posponiendo nuestro retiro programado cuatro meses antes de que se esperaba que lo hiciéramos, lo cual fue una gran decisión que involucró múltiples conversaciones entre nuestro equipo de personas, nuestro CEO y el resto de nuestro equipo de liderazgo.

A medida que el impacto de COVID-19 siguió creciendo, nos dimos cuenta de que tendríamos muchos más momentos en los que necesitáramos movernos rápidamente y tomar grandes decisiones. Algunos de nuestros clientes no iban a poder pagar sus facturas y los compañeros de equipo se sentirían comprensiblemente distraídos y ansiosos.

Este fue el momento en el que decidimos reinstalar el modelo de grupos de trabajo. Somos un equipo de liderazgo de nueve personas y no tenía sentido tener todo el equipo de liderazgo y todo el equipo de Personas en cada conversación. Decidimos formar grupos de trabajo temporales que se veían así:

Grupo de trabajo de negocios y finanzas

Este grupo de trabajo observó las métricas de contabilidad y finanzas para asegurarse de que no hubiera sorpresas, y sopesó todas las decisiones importantes que podrían afectar financieramente a Buffer.

Miembros:

Grupo de trabajo del cliente

Este grupo de trabajo se centró en apoyar a nuestros clientes durante la pandemia.

Miembros:

Grupo de trabajo de compañeros de equipo

Este grupo de trabajo se centró en la mejor manera de apoyar a nuestros compañeros de equipo de Buffer.

Miembros:

Nuestro CEO era miembro de los tres grupos de trabajo, lo que fue útil para desbloquear los grupos de trabajo y tomar decisiones rápidas, ¡aunque agregar tantas reuniones adicionales a la semana a su calendario no era un modelo sostenible a largo plazo!

Todo el equipo de liderazgo también celebró dos reuniones semanales. Estos proporcionaron un espacio para que cada grupo de trabajo informara sobre su trabajo al resto del equipo y una oportunidad para colaborar o discutir.

Los resultados de nuestros primeros grupos de trabajo

Los resultados de este marco fueron en gran medida positivos, con algunos éxitos de los que estamos particularmente orgullosos:

  • El grupo de trabajo del cliente lanzó nuestro fondo de ayuda al cliente cuando muchos clientes no podían pagar sus facturas.
  • El grupo de trabajo de los compañeros de equipo Experimento de semana laboral de 4 días; y
  • El grupo de trabajo empresarial desarrolló un nuevo panel de indicadores adelantados y rezagados para vigilar todo lo relacionado con las finanzas.

Estos grupos de trabajo se desarrollaron desde mediados de marzo hasta mediados de junio, después de lo cual decidimos hacer una pausa en las reuniones de pie dos veces por semana mientras discutíamos los próximos pasos. A medida que la respuesta a la pandemia ha evolucionado, ya no necesitamos reaccionar tan rápido, y actualmente estamos disolviendo o adaptando cada uno de los grupos de trabajo.

¿Qué haremos diferente la próxima vez?

El marco del grupo de trabajo y el modelo de tomadores de decisiones nos permitieron poner en marcha equipos rápidamente para responder a los eventos mundiales que cambian rápidamente. Es un modelo que nos gustaría seguir usando según sea necesario.

Planeamos utilizar este modelo de grupo de trabajo específico en el futuro para cualquier crisis, evento u otro momento importante que afecte profundamente a nuestros clientes, el equipo y / o el negocio.

La próxima vez, es posible que tampoco mantengamos necesariamente nuestros grupos de trabajo exclusivos del liderazgo; ¡La respuesta a las crisis a menudo requiere la colaboración de todo el equipo!

En general, este es un modelo relativamente simple y fácil de replicar que nos ha ayudado a atravesar una época sin precedentes. Si desea leer más sobre nuestra respuesta COVID-19, se enumeran todas las comunicaciones del equipo que enviamos aquí.

cguilleo

Ingeniero de software, desarrollador web y gerente de proyectos en www.insights.com.co; Coach con PNL. Mis intereses van desde la tecnología hasta la educación.También estoy interesado en la innovación, el desarrollo web y la programación de campañas publicitarias; me encanta compartir conocimiento

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