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Políticas para el tratamiento de datos personales

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES INSIGHTS SOLUTIONS SAS Fecha de Adopción: 2 de mayo de 2017

TABLA DE CONTENIDO

1.    IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

2.    ÁMBITO DE APLICACIÓN

3.    OBJETIVO

4.    ALCANCE

5.    POLÍTICAS

6.    RESPONSABILIDADES

7.    GLOSARIO

8.    DESARROLLO

8.1   DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

8.2   DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

8.3   AUTORIZACION Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

8.4   MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

8.5   MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

8.6   PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

8.7   REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

8.8 TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

9. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

10.VIGENCIA

POLITICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Insights Solutions SAS, que en adelante se denominará LA EMPRESA, identificada con Nit. 901254672-8 DOMICILIO Y DIRECCIÓN: INSIGHTS SOLUTIONS SAS tiene su domicilio en el Municipio de Guadalajara de Buga, Departamento del Valle, y su sede única se encuentra ubicada en la Calle 1 BN # 23 – 18 Barrio Aures.

CORREO ELECTRÓNICO: info@insights.com.co

TELÉFONO: (57) (2) 315 207 1625

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de propiedad de INSIGHTS SOLUTIONS SAS cuyo titular sea una persona natural cobijada por la normatividad aplicable.

3. OBJETIVO

Establecer las políticas de control para garantizar la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los empleados, clientes, proveedores, etc., dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 la cual se dicta disposiciones generales para la protección de esta información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

4. ALCANCE

Aplica a todos los titulares de datos personales y a los encargados del tratamiento de la información.

5. POLÍTICAS

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas en la Constitución Política de Colombia de acuerdo al Artículo 15 que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, señala que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución, a su vez, en el Artículo 20 de dicho estatuto establece que toda persona tiene derecho a informar y recibir información veraz e imparcial.

Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Cada persona que posea un vínculo con INSIGHTS SOLUTIONS SAS que implique manejo de información, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

– Al Titular del dato.

– A las personas autorizadas por el Titular del dato.

– A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

Las políticas de tratamiento de datos personales anteriormente descritas regirán a partir del 2 de Mayo del 2017. Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto más el término que establezca la ley.

6. RESPONSABILIDADES

Todos los funcionarios serán responsables de:

Cumplir con las políticas definidas en este manual, en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes.

Cumplir con los deberes establecidos en este documento en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes.

Proteger y mantener a salvo la documentación del anexo entregada por los clientes.

7. GLOSARIO 

·         Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

·         Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

·         Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

·         Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

·         Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

·         Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

·         Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

·         Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

·         Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

·         Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

8. DESARROLLO

8.1 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Las personas de la entidad que tengan acceso a esta información están obligadas a cumplir estas políticas y deben, respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:

·     Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.

·     Obtener copia de la autorización.

·     Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en el presente manual.

·     Posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a través del correo electrónico mencionado en el Aviso de Confidencialidad. Le informamos que tiene derecho a acceder a sus datos personales para que le informemos sobre su tratamiento, solicitarnos posibles rectificaciones de los mismos, manifestar su oposición a determinados tratamientos, o solicitarnos la cancelación.

·     El usuario será el único responsable de entregar los formularios con datos falsos, inexactos, incompletos o no actualizados.

·     Cualquier cesión a terceros de los datos personales de los usuarios de este portal, será comunicada debidamente a los afectados especificando la identidad de los cesionarios y la finalidad con que se van a tratar los datos que se ceden.

8.2 DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

INSIGHTS SOLUTIONS SAS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, INSIGHTS SOLUTIONS SAS utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, INSIGHTS SOLUTIONS SAS tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

·         Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

·         Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales, hasta su revocatoria expresa y escrita.

·         Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

·         Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·         Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

·         Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

·         Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

·         Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

·         Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

·         Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

·         Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

·         Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

·         Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

·         Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

·         Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

·         Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

·         Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

·         Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

·         Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

·         Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

8.3 AUTORIZACION Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

INSIGHTS SOLUTIONS SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

·         Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

·         Datos de naturaleza pública.

·         Casos de urgencia médica o sanitaria.

·         Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

·         Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

8.4 MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

La autorización a INSIGHTS SOLUTIONS SAS para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

·         El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición INSIGHTS SOLUTIONS SAS

·         Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

·         El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

·         Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

8.5 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

INSIGHTS SOLUTIONS SAS obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubiesen almacenado o capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por INSIGHTS SOLUTIONS SAS de manera previa al tratamiento de los datos personales.

8.6 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

INSIGHTS SOLUTIONS SAS conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, hasta su revocatoria expresa, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, INSIGHTS SOLUTIONS SAS podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

8.7 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a INSIGHTS SOLUTIONS SAS para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

INSIGHTS SOLUTIONS SAS establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto INSIGHTS SOLUTIONS SAS deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros.

En este último caso, INSIGHTS SOLUTIONS SAS podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

8.8 TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del Titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la Ley diga lo contrario, es prerrequisito dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, se deberá verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus datos personales.

9. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INSIGHTS SOLUTIONS SAS  será la responsable del tratamiento de los datos personales. El área de Gestión Humana será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de INSIGHTS SOLUTIONS SAS

10.VIGENCIA

La presente política rige a partir del 2 de mayo de 2017 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias académicas y/o administrativas en INSIGHTS SOLUTIONS SAS anteriormente.

Dado en el municipio de Buga (Valle), a los 2 días del mes de mayo de 2017, por,

CARLOS GUILLERMO OCAMPO LOPEZ

Representante Legal

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