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Durante los dos últimos años, trabajar con equipos remotos ha ganado impulso. Y si bien el mayor responsable fueron los confinamientos por la pandemia de Covid-19, es una modalidad que ha llegado para quedarse. 

Findstack  cita un estudio que da cuenta de que el 16% de las empresas del mundo, a fines de 2021, han implementado modalidades de trabajo 100% remotas.

La expectativa acerca del funcionamiento del home office durante los primeros meses de la pandemia fue de mucha incertidumbre. Hubo incluso que resolver problemas de seguridad en empleados y empresas.

Sin embargo, la tecnología y las herramientas correctas permitieron en corto tiempo que empresas de todos los tamaños se adaptaran a la nueva normalidad. Tanto que un informe de Owl Labs (USA) reveló que para el otoño de 2021 un 36% de trabajadores manifestaban que sus empresas habían pasado a la modalidad híbrida. 

Los retos de trabajar con equipos remotos

Trabajar de forma remota, ya sea con equipo en diferentes direcciones o incluso lugares de residencia, conlleva retos de organización. Son claves los estilos de comunicación que se implementen y contar con las herramientas adecuadas.

Para alcanzar el éxito son necesarias dos estrategias asociadas a la capacidad de gestión y buenas prácticas para el trabajo con equipos remotos. Esto, además, claro está, de contar con las herramientas adecuadas. Veamos de qué se trata. 

Necesidades del equipo y los límites

Se deben establecer horarios de trabajo, ordenar los tiempos y respetarlos para alcanzar las metas laborales. No dejar de lado los momentos de descanso y poner límites respecto de las videoconferencias o entregas urgentes. 

Trabajar horas de más puede agotar y disminuir el rendimiento del equipo. Identificar los mejores modos para que el equipo desempeñe sus actividades profesionales y personales es importante. Sobre todo cuando se trabaja en el mismo lugar donde se vive, evitar distracciones es parte de un proceso de planificación y constancia.

Asegúrate de ofrecer a tu equipo softwares de trabajo compatibles con múltiples dispositivos, sobre todo si tus colaboradores trabajan con equipos personales no provistos por la empresa.

Contar con un ambiente laboral ameno es importante. Al trabajar con equipos remotos los hogares de los miembros del equipo se convierten en oficina: disponer de las herramientas adecuadas es un plus de valor que mejora el desempeño profesional y aumenta la productividad del equipo. 

Procesos de comunicación

Como en todo vínculo, el éxito del trabajo con equipos remotos se sustenta en un estilo de comunicación claro, conciso y respetuoso. La distancia física no puede dar lugar a una comunicación diluida y errónea, que dificulte el desarrollo de los objetivos del equipo. 

Una mala gestión de la comunicación interna puede desembocar en que, al no hablar cara a cara, disminuya el interés y el trabajo colaborativo. Para ello es clave una comunicación constante, sin ser invasiva. 

La distancia física no debe ser nunca razón para perder la empatía en el interior del equipo. Organizar reuniones virtuales a la distancia o establecer un grupo de trabajo al estilo de “Mesa de café” es una manera adecuada de sostener la motivación del equipo en la modalidad home office.

¿Otras ideas?

  • Celebrar eventos importantes (desde cumpleaños y nacimientos hasta graduaciones).
  • Conmemorar días festivos (de la compañía, el país o incluso inventados por el equipo). 
  • Organizar videoconferencias con fines sociales.

Equipos remotos

Las mejores herramientas para trabajar con equipos remotos

Luego, con un estilo de comunicación adecuado y un liderazgo óptimo, la implementación de las herramientas adecuadas puede llevar a tu equipo de trabajo remoto a niveles extraordinarios de profesionalismo. 

La confianza en el desempeño de tus colaboradores, así como su capacidad de resolución de problemas son fundamentales para trabajar con equipos remotos.

A continuación, te invitamos a conocer el top 5 de herramientas para el trabajo remoto. Son soluciones orientadas a colaborar con la gestión del tiempo, la comunicación de equipo, la organización de proyecto y la mejora de los procesos. 

¿Vamos?

Slack para comunicarte

Gestiona la comunicación del equipo con Slack

¿Buscas una herramienta para la comunicación en tiempo real? Slack: permite iniciar conversaciones individuales o con el equipo de trabajo en su totalidad o con una parte de él. La organización por canales e hilos facilita la organización de chat por temas y actividades.

Está aplicación ofrece versiones tanto para escritorio como para dispositivos móviles. Las comunicaciones para trabajar con equipos remotos son en tiempo real y al instante, por lo cual es clave establecer horarios de uso. Ya dijimos que la base de una buena comunicación también es la asertividad.

El modo de suscripción a Slack es sencillo e intuitivo. La versión gratuita posee funciones limitadas, pero por un costo mensual de suscripción por paquetes de meses las posibilidades son más amplias.

Basecamp para organizar tu trabajo

Organiza tu trabajo con herramientas de base agile

Si lo que buscas es un asistente virtual, Basecamp se encarga de administrar y gestionar toda la carga de trabajo. Organiza de forma sencilla y eficaz los flujos de trabajo en consideración de las pautas, eventos y archivos que desees incorporar en tu tablero.

La mesa de trabajo es fácil de leer y manejar. Es decir, ofrece una interfaz responsiva y amigable. Basecamp se inclina por hacer más simples los métodos de trabajo. Con base en las metodologías agile, la circulación de información es fluida y continua.

Está herramienta posee un paquete de uso gratuito con limitaciones, por lo que se lo recomienda para pruebas de uso, freelancer o estudiantes. Para trabajar con equipos remotos profesionales, la mejor opción es adherirse a la suscripción mensual. 

Google Drive para tener tu información en la nube

Gestiona documentos compartidos con Google Drive

Sin duda alguna Google Workspace es el universo de herramientas digitales más famoso. Las empresas y algunos equipos de trabajo aún no son conscientes de todas las ventajas que puede ofrecer. 

El conjunto de herramientas de G-Workspace y Google Drive, en particular, facilitan el home office con un estilo de trabajo  ordenado y asequible. Google Drive permite crear y guardar documentos de texto, planillas de cálculo y presentaciones dinámicas. 

Además, los archivos se pueden compartir de diversos modos (personas, grupos o por medio de un enlace) y roles (leer, editar, comentar). Su mayor ventaja es el tipo de trabajo colaborativo que ofrece: todo el equipo de trabajo puede trabajar sobre un único archivo que registra la intervenciones de los colaboradores y el historial de la producción.

Acceder a Google Drive es muy sencillo. Solo se requiere de cuenta de correo electrónico de Gmail. El espacio inicial de almacenamiento es de 15 Gbs, con opciones de pago para incrementarlo.

GiiTic para monitorear el tiempo de trabajo de tu equipo

Gestiona los tiempos del equipo con herramientas adecuadas

El sistema de registro de tiempos de GiiTic permite monitorear y dar seguimiento al trabajo del equipo remoto, en relación con los proyectos, horarios matutinos y vespertinos, modo online, manejo de cliente, entre otras opciones. 

La aplicación se vincula de manera sencilla con Google Workspace y otros programas de gestión, software y herramientas de trabajo. Las funcionalidades de GiiTic se pueden resumir en cuatro aspectos centrales:

  1. Registra los tiempos con facilidad.
  2. Ofrece una interfaz para el manejo de tareas.
  3. Facilita la gestión y seguimiento de proyectos.
  4. Se integra fácilmente con otras soluciones y además es un desarrollo escalable con acceso en la nube. 

GiiTic es un modo de gestionar horarios y flujos de trabajo de manera integral y versátil. 

Lastpass para administrar contraseñas

Gestiona passwords y claves con la herramienta adecuada

Ante el uso de distintas aplicaciones, el resguardo y la seguridad de los datos se vuelve un aspecto crucial en el trabajo con equipos remotos. Lastpass es una herramienta de gestión de passwords y contraseñas. 

Lastpass organiza tus contraseñas, con seguridad con encriptación cada vez que se inicia sesión. Un desarrollo que dota de fácil accesibilidad a todas las cuentas del equipo, de forma rápida y sin perder tiempo.

Beneficios de trabajar con herramientas para equipos remotos

Aprovecha las ventajas de las herramientas para equipos remotos

La implementación de las aplicaciones adecuadas permite que trabajar con equipos remotos  gane sencillez y eficiencia. Tu equipo podrá alcanzar los objetivos y disfrutar de los beneficios del home office. 

Más aún, podrás optar por el mejor equipo sin estar obligados a compartir lugar de residencia. En definitiva, nunca se sabe en qué lugar del mundo está el talento que quieres sumar. 

La comunicación en el interior del equipo, la gestión del tiempo y la seguridad de los datos son tres aspectos insoslayables para trabajar con equipos remotos. Por lo cual, la elección de las herramientas adecuadas no es un dato menor. 

El uso que se haga de las herramientas y su aprovechamiento al 100% aportan agilidad, productividad y calidad en el resultado final. Además, se optimizan los tiempos de trabajo y disminuyen los errores humanos.

Hacer uso de estás aplicaciones al mismo tiempo y de forma conectada desarrolla un espacio de trabajo organizado, profesional y seguro. Suple fácilmente el espacio común por una oficina completamente digital. 

Trabajar con equipos remotos permite a las empresas más pequeñas contratar profesionales especializados a tiempo completo sin importar el lugar donde residan. 

Por otro lado, muchas estadísticas dan cuenta de los beneficios que aporta en home office en relación con la calidad de vida de los colaboradores. Tomemos como ejemplo dos resultados del trabajo de investigación conjunto de Owl Labs y Global Workplace Analytics (2020):

  • ¿Retornar a la presencialidad plena después de covid-19? El 66 % de los encuestados manifestó que se sentiría menos feliz, el 54 % estaría menos dispuesto a hacer un esfuerzo adicional y el 44% esperaría un aumento salarial.
  • ¿Qué impacto en la relación con la empresa tendría mantener formas de trabajo remoto? El 80% de los encuestados percibe esta posibilidad como una forma de preocupación del empleador y el 74% estaría menos dispuesto a abandonar la empresa. 

Interesantes puntos de vista, ¿no lo crees?

¿Cómo elegir la mejor herramienta?

Para saber cuál es la mejor herramienta para trabajar de forma remota se debe hacer uso de la misma práctica que se utiliza cuando se quiere hacer una compra online: investigar con base en las necesidades de tu equipo.

Realiza un exhaustivo rapport en el mercado de la tecnología y ahonda en los beneficios y utilidades que cada opción ofrece. Sobre todo, identifica cuáles son las necesidades que se desean satisfacer para trabajar con equipos remotos y establece un orden de prioridades.

Presta atención a Se puede conocer la calidad de cada aplicación leyendo los comentarios de otros usuarios. También se debe saber si poseen algún premio o que puestos ocupan en los listados de herramientas profesionales o tiendas de aplicaciones.

Conclusiones

El trabajo remoto dejó de ser una posibilidad para convertirse en una opción que muchos equipos prefieren. Para los colaboradores, el home office aporta facilidad a la hora de organizar y equilibrar la vida profesional con la personal.

Trabajar con equipos remotos conformados por profesionales talentosos desde cualquier lugar del mundo comienza a ser la realidad de muchas organizaciones. En ese sentido, las herramientas y desarrollos adecuados aportan un plus de valor al equipo que no se debe descuidar.

Allí, las aplicaciones para la gestión de la información, el almacenamiento y la edición de archivos, la gestión del tiempo y las comunicaciones internas acercan a los equipos y los impulsan hacia sus objetivos laborales. 

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cguilleo

Ingeniero de software, desarrollador web y gerente de proyectos en www.insights.com.co; Coach con PNL. Mis intereses van desde la tecnología hasta la educación.También estoy interesado en la innovación, el desarrollo web y la programación de campañas publicitarias; me encanta compartir conocimiento

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